Value Stream Mapping 1/2: diseño del evento Kaizen
Experiencia en área de logística
Cristian Menajovsky
Consultor en transformación digital y mejora de procesos | +100 proyectos ejecutados en salud y servicios | Me apasiona integrar tecnología, procesos y talento humano para lograr resultados extraordinarios.
3 de enero de 2022
¿Por qué Value Stream Mapping?
Hacía tiempo que, con mi equipo de la Subgerencia de Procesos, queríamos implementar herramientas relacionadas con Lean Six Sigma.
La filosofía Lean ha demostrado valor en el ámbito de la Salud, tanto así que el NHS y la AHRQ recomiendan la aplicación de Value Stream Mapping en sus toolkits disponibles online (ver bibliografía). ¿No sabes qué es el Value Stream Mapping? Aprende más aquí.
Después de una planificación estratégica, facilitada por la metodología de Pensamiento Productivo (https://pensamientoproductivo.cl/), decidimos que este año conseguiríamos "vender" la metodología a alguna de nuestras áreas hermanas (Administración, Finanzas, Adquisiciones, Facturación o Logística).
Nuestro subgerente logró convencer a su par de Logística, y decidimos preparar un evento Kaizen para realizar el mapeo del flujo de valor (Value Stream Mapping, o VSM) en esa área.
¿Cómo nos organizamos?
Siguiendo la filosofía KISS (referencia) pensamos llegar a nuestro primer mapa de VSM en tres pasos:
Definir el objetivo.
Diseñar el evento Kaizen-VSM.
Realizar el evento y obtener los mapas VSM.
Definir el objetivo
Por tratarse de una primer acercamiento a la metodología, fijamos dos objetivos que hicieran sustentable la iniciativa: 1) el área bajo análisis (en este caso Logística) debe obtener un mapa VSM to-be (esperado, ver más aquí) y un análisis de la situacion as-is que permita guiar los proyectos estratégicos por los siguientes 12-24 meses; 2) los ingenieros de la Subgerencia de Procesos deben vivir la experiencia y los desafíos de un evento Kaizen VSM.
Diseño del evento
Para el diseño de la actividad (1 Hora, online) decidimos un enfoque de lo general a lo particular:
Sabemos que no podemos alejar a los funcionarios de la "línea", o puestos de trabajo, durante más de una mañana o una tarde por vez. Sintetizamos la actividad en dos bloques de medio día. Definiremos con el subgerente de Logística si serán dos mañanas o dos tardes, o un mix.
Desglosamos el proceso de diseño del VSM as-is y el to-be en sus etapas lógicas, de menor a mayor granularidad. Esto nos permitió entender que necesitaríamos 3 bloques para el diseño del as-is y 2 para el to-be.
Queríamos que cada bloque de mapeo de la situación actual incluyera visitas breves a los espacios de trabajo (gemba). Asignamos a cada bloque un tiempo de gemba y un tiempo de trabajo en sala de reuniones (20%-40%).
Entendimos que, para que el equipo de trabajo pudiera acompañarnos con ideas, debería primero entender los conceptos que trabajaríamos durante cada bloque: para esto estipulamos una cápsula para transmisión de contenidos en cada módulo (20% restante del bloque).
Agregamos un pequeño bloque de introducción al evento Kaizen para explicar los objetivos, reglas de convivencia, metodologías divergente-convergente, brainstorming silencioso, etc.
Agregamos un breve bloque de cierre de cada "día" de evento, siendo el segundo un cierre general del evento.
Discutimos la posibilidad de implementar un ciclo de aprendizaje de Kolb (síntesis aquí) pero pensamos la actividad podría extenderse demasiado. Confiamos que la visita al gemba supla los pasos de experimentación vivencial señalados por el modelo.
Realizar el evento de Value Stream Mapping
En el próximo artículo les contaré cómo nos fue con el evento, la facilitación de la actividad, la percepción del equipo y los resultados.
Bibliografía
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Manos, Tony. «Value Stream Mapping—an Introduction», s. f., 6. https://faculty.washington.edu/apurva/502/Readings/Lean/value-stream-mapping--an-introduction%20lean.pdf
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«Value Stream Mapping | Digital Healthcare Research». https://digital.ahrq.gov/health-it-tools-and-resources/evaluation-resources/workflow-assessment-health-it-toolkit/all-workflow-tools/value-stream-mapping.